Przechowywanie dokumentacji medycznej to obowiązek prawny i zarazem niezmiernie ważny element zapewnienia ciągłości opieki nad pacjentem oraz ochrony jego danych osobowych. Placówki służby zdrowia muszą przestrzegać określonych przepisów dotyczących okresu i sposobu archiwizacji dokumentacji, aby działać zgodnie z prawem i zapewnić bezpieczeństwo informacji. Nie wiesz, jak przechowywać dokumenty medyczne? Przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczny poradnik, który krok po kroku wyjaśni wszystkie niezbędne kwestie.
Okresy przechowywania dokumentacji medycznej
Zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez określony czas, który uzależniony jest od jej rodzaju. I tak:
- 20 lat wynosi standardowy okres przechowywania dokumentacji medycznej, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
- 30 lat dla dokumentacji pacjentów zmarłych na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
- 5 lat dla skierowań na badania, jeśli udzielono świadczenia będącego ich przedmiotem;
- 2 lata dla skierowań, które nie zostały zrealizowane z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie.
Zasady przechowywania dokumentacji medycznej
Oprócz przestrzegania odpowiednich okresów archiwizacji placówki medyczne muszą zadbać o właściwe warunki przechowywania materiałów w wersji papierowej. Dokumenty powinny być zabezpieczone przed wilgocią, światłem oraz uszkodzeniami mechanicznymi. Dostęp do akt musi być ograniczony do upoważnionego personelu, a dane muszą być chronione zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Wiele placówek służby zdrowia decyduje się na formę elektroniczną jako podstawową formę prowadzenia dokumentacji medycznej. Ułatwia to jej przechowywanie i dostęp, jednak wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń elektronicznych i regularnego wykonywania kopii zapasowych.
Wsparcie w archiwizacji dokumentów medycznych
Proces archiwizacji i przechowywania dokumentacji medycznej może być skomplikowany i czasochłonny. Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnych podmiotów specjalizujących się w tej kwestii. Rhenus Office Systems Poland to jedna z firm, która zajmuje się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów medycznych. Więcej informacji na temat ich oferty można znaleźć na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-medyczne/.
Usługi archiwizacyjne pomagają w zapewnieniu zgodności z przepisami oraz optymalizacji zarządzania dokumentacją w placówkach medycznych. W ten sposób możliwe jest spełnienie obowiązków prawnych, poprawa jakości i efektywności obsługi pacjentów, o czym przekonało się już wielu klientów https://www.rhenus-office.pl/.